El Sistema de Gestión Documental Electrónica marca un avance significativo para la Rama Judicial. Este sistema asegura el acceso eficiente, la actualización oportuna y la preservación a largo plazo de la información judicial. Cumple con estrictos estándares de calidad, garantizando la integridad tanto de documentos digitalizados como de aquellos creados electrónicamente. Además, fortalece las capacidades institucionales al proporcionar un alto nivel de seguridad, autenticidad y disponibilidad de todos los expedientes. Para los funcionarios judiciales, representa una herramienta que optimizará sus procesos de trabajo, mejorando la eficiencia operativa a mediano y largo plazo. En esencia, este sistema es un paso crucial hacia la modernización y digitalización de la justicia colombiana.
Instructivo para consulta
¿El Sistema de Gestión Documental Electrónica – SGDE hace parte del SIUGJ?
Si, este sistema hace parte del ecosistema SIUGJ y constituye el elemento fundamental para la gestión del expediente judicial de manera electrónica bajo parámetros de de integridad, unicidad, disponibilidad y seguridad en cumplimiento de los lineamientos en materia de gestión documental y archivística definidos por el Estado colombiano y los instrumentos, marcos o estándares que adopte el Consejo Superior de la Judicatura en esta materia, expedidos por el Centro de Documentación Judicial CENDOJ a través de sus protocolos.
¿Por qué se implementará el Sistema de Gestión Documental Electrónica en la Rama Judicial?
Con esta implementación se busca continuar avanzando en los esfuerzos en materia de digitalización, centralizando en un único sistema de gestión documental todos los documentos de los expedientes que hoy son gestionados en diferentes plataformas, esto garantiza que la información sea íntegra, disponible y segura. Todo lo anterior cumpliendo con estándares nacionales e internacionales de gestión documental adoptados por la Rama Judicial a través sus protocolos.
¿Cuál es el propósito de la adopción y uso obligatorio del Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) en la Rama Judicial?
La adopción del Sistema de Gestión Documental Electrónica (SGDE) es obligatoria para todas las jurisdicciones y especialidades de la Rama Judicial, como parte del sistema SIUGJ. Esto significa que, conforme el sistema se implemente de manera progresiva, todos los despachos y dependencias judiciales deberán utilizarlo de acuerdo con lo dispuesto en el Acuerdo 12094 de 2023.
El objetivo es que para el año 2025, todos los despachos manejen sus expedientes a través del SGDE. Para alcanzar esta meta, se deberán llevar a cabo diversas actividades, como adaptar la herramienta a las necesidades de la Rama Judicial, validar la calidad de los expedientes digitalizados, integrarla con otros sistemas existentes, establecer una fecha de implementación definitiva y proporcionar apoyo y mantenimiento continuo para facilitar la adopción digital.